Actueel

Home > Actueel > KIZ Newz > KIZ MeetZ Ruud van Graafeiland: topsport in documentmanagement en vice versa
KIZ MeetZ Ruud van Graafeiland: topsport in documentmanagement en vice versa

KIZ MeetZ Ruud van Graafeiland: topsport in documentmanagement en vice versa

Door: | 12.03.2013 | Mail dit artikel

Hun bedrijfsnaam wordt vaak in één adem genoemd met die van topsporters in tafeltennis. Met de ondersteuning van de tafeltennissport geeft Enjoy & Deploy handen en voeten aan verantwoord ondernemen. Tegelijkertijd plukt het daar ook de vruchten van. Zelf doet het bedrijf ook aan topsport. Documentmanagement gebeurt er op het hoogste niveau. Ruud van Graafeiland vertelt.

Wat doet Enjoy & Deploy precies?

“We fungeren als tolk tussen softwarebouwers en -gebruikers. Onze mensen zijn organisatiedeskundigen die vanuit hun kennis van archieven, digitale processen en workflows de klantwens vertalen naar softwaremogelijkheden. We richten ons daarbij op documentintensieve processen. Dat doen we al bijna veertien jaar. Toch zijn we in de documentenwereld nog steeds een vreemde eend in de bijt.”

Waarom is dat zo?

“Software verkopen we niet. Daar hebben we partners voor. Hier hebben we bewust voor gekozen. Mijn compagnon en ik hebben van huis uit een dienstverlenende inslag. We richten ons op het toepassen en inrichten van de software, en niet zozeer op het verkoopproces. Zo kunnen we een zo realistisch mogelijk en onafhankelijk advies geven. Iets waarmee we ons onderscheiden van andere ICT-dienstverleners. Onze medewerkers zijn bekend met alle mogelijkheden voor documentmanagementsoftware. Daardoor kunnen we producten heel snel en flexibel inzetten.”

Jullie dienstverlening stopt vast niet na het geven van advies …

“Klopt. We adviseren niet alleen op het gebied van software voor document- en workflowmanagement. Ook doen we projectmanagement, het functioneel beheer en leiden we eindgebruikers op. Dat laatste doen we onder meer bij de Avans Hogeschool, waar ze alle documentstromen voor de bedrijfsvoering willen digitaliseren. Om gebruikers op weg te helpen leiden we ze op in de nieuwe werkwijze. Voor hen een grote ruggensteun.”

Wat maakt jullie innovatief?

“We willen altijd met standaardproducten een oplossing voor de klant creëren. Onlangs vervingen we de hele uitgaande poststroom bij een klant door software. Om post te brengen en te halen bij zeven vestigingen liepen meerdere medewerkers van het bedrijf dagelijks nog een postronde. In onze ogen erg traditioneel. Het moet namelijk niet uitmaken waar je zit. Of je nu werkt op een van de bedrijfsvestigingen of thuis, een brief moet je altijd kunnen aanbieden aan een centrale postkamer of direct kunnen voorzien van een digitale handtekening en versturen per e-mail. We hebben de juiste software geadviseerd en geïmplementeerd. Onze innovatieve kijk op deze documentenstroom leverde ons een nominatie op. Namelijk voor de Document- en Content Management (DCM) Awards van DocumentWereld, de online ontmoetingsplaats voor professionals. We zijn genomineerd voor de categorie Document Output & Creatie.”

En? Gewonnen? 

“Helaas niet. We moesten het opnemen tegen een innovatieve oplossing bij Achmea. Maar uiteraard zijn we berentrots op onze nominatie, net als onze klant.”

Over klanten gesproken, wie kunnen jullie daartoe rekenen?

“Ons klantenbestand is heel divers. In een notendop zijn dat de helft van de Nederlandse gemeenten, een aantal provincies, Avans Hogeschool, Erasmus Universiteit en de KNVB.”

Wat vind je van de innovatiekracht van Zoetermeer?

“Het innovatieve karakter van Zoetermeer zit hem in de kracht dat ondernemers elkaar ondersteunen en versterken. Dat uit zich bijvoorbeeld in de flexibiliteit die we krijgen in onze huisvesting. We hebben nu voor twee jaar een tijdelijke werkplek bij een bevriende Zoetermeerse ondernemer. Eind mei verhuizen we naar een nieuwe locatie op het Koraalrood in Rokkeveen, een pand waar nog drie ICT-ondernemingen zijn gevestigd. Ook de uitwisseling van ideeën en kansen tussen ondernemers zorgt voor meer innovatiekracht. We weten elkaar te vinden en houden de lijnen kort. Dat past bij de Zoetermeerse ondernemingsgeest.”

Hoe kan Zoetermeer die innovatiekracht verder versterken?

“De Innovatiefabriek kan daar een rol in spelen. Het heeft de potentie om een mooie ontmoetingsplek te worden. Vooral de combinatie tussen onderwijs en wetenschap is inspirerend. Op dit moment zijn er veel initiatieven gericht op innovatie in Zoetermeer. Zo zijn er activiteiten gericht op promotie, ondernemersverenigingen en ondernemersborrels. Als we al die kleine initiatieven bundelen over enkele sterke en bredere groepen, dan wordt die innovatiekracht sterker.”

Wat hebben jullie met tafeltennis?

“Ik speel sinds mijn tiende tafeltennis. Als Enjoy & Deploy gaven we jaarlijks al een bescheiden donatie aan de plaatselijke tafeltennisvereniging. Toen we onze marketingactiviteiten wilden bundelen met maatschappelijk ondernemerschap kwamen we op het idee om tafeltennis als sport te ondersteunen. Inmiddels doen we dat voor de totale sport. Topsport, sportevenementen, verenigingen en talentbegeleiding. Namen als Taverso (een eredivisionist uit Zoetermeer) en Li Jiao (het boegbeeld van het Nederlandse tafeltennis) zijn onlosmakelijk met ons verbonden. Soms kennen mensen ons beter van tafeltennis dan van documentmanagement. Geeft niet, we plukken de vruchten van die naamsbekendheid. Daarnaast bedrijven we zelf ook topsport. We willen altijd het beste zijn in documentmanagement. Onze medewerkers krijgen daarom geregeld bijscholing van diverse software-aanbieders.”

Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst.